Estudio de viabilidad de un negocio: guía paso a paso

Hay dos formas de descubrir que un negocio no aguanta. Una es montarlo, alquilar el local, comprar el equipamiento, abrir y pasar seis meses viendo cómo entra menos gente cada semana. La otra es dedicar dos tardes a hacer las cuentas antes y, si no salen, cancelarlo a tiempo. La segunda se llama estudio de viabilidad, y el método es el mismo en cualquier ciudad.

Qué es (y en qué se diferencia del plan de negocio)

El estudio de viabilidad responde a una sola pregunta: ¿este negocio puede ganar dinero suficiente para sostenerse?. Suma ingresos esperados, resta costes esperados y mira si el resultado cuadra. Es un filtro, no un plan.

El plan de negocio viene después: solo tiene sentido escribirlo una vez sabes que el proyecto es viable. El orden importa. Mucha gente empieza por el plan (50 páginas de visión, estrategia y branding) y descubre los números al final, cuando ya está enamorada del proyecto. El estudio de viabilidad va primero, en una tarde, con tres tablas.

Los 3 números que de verdad importan

Olvida los modelos financieros complejos. Hay tres números que definen si un negocio se sostiene, y se calculan con una hoja de cálculo:

1. Punto muerto (break-even). Cuántas ventas mensuales necesitas para cubrir todos tus costes fijos. Si necesitas vender 8.000 € al mes y la zona da para 5.000, no hay milagro que valga.
2. Payback. En cuántos meses recuperas la inversión inicial. Por encima de 36 meses, el riesgo es alto. Por debajo de 18, el proyecto vuela.
3. TIR (rentabilidad anual del proyecto). Qué porcentaje de retorno te deja al año una vez funcionando. Por debajo del 10 %, mejor dejarlo en un fondo indexado. A partir del 20 %, compensa el riesgo de montar un negocio.

Si los tres números cuadran, el proyecto es financieramente viable. Si solo dos lo hacen, hay que ajustar. Si solo cuadra uno, mejor parar.

Los 6 pasos, en orden

1. Define la propuesta y la ubicación tentativa. Qué vendes, a quién y dónde. Sin esto, las cifras no significan nada.
2. Calcula la demanda potencial. Cuánta gente del perfil objetivo vive o trabaja en el área de influencia. Usa los datos de los institutos de estadística de cada país y los registros de población municipales.
3. Mapea costes. Inversión inicial (obra, mobiliario, licencias, stock) y costes fijos mensuales (alquiler, personal, suministros, gestoría).
4. Estima ingresos en tres escenarios. Pesimista, realista y optimista. Si el pesimista cubre los costes fijos, el proyecto está vivo.
5. Calcula los tres números. Punto muerto, payback, TIR.
6. Decide. Sigue adelante, ajusta el modelo o aparca el proyecto. Las tres son decisiones válidas.

Un ejemplo ilustrativo: cafetería de especialidad

Imagina una cafetería de unos 60 m² en una zona céntrica consolidada con renta por encima de la media, el tipo de barrio que encuentras en casi cualquier ciudad europea. Las cifras que siguen son hipotéticas y solo sirven para ver el método: los números reales de alquiler, sueldos y consumo tienes que buscarlos en tu ciudad y en tu sector. Vamos con el caso:

• Inversión inicial: unos 65.000 € entre obra ligera (15.000), maquinaria y mobiliario (25.000), licencias y permisos (5.000), stock inicial (5.000) y colchón para los tres primeros meses (15.000).
• Costes fijos mensuales: alquiler 2.500 €, personal (un encargado y un ayudante a media jornada) 3.800 €, suministros 600 €, gestoría y otros 400 €. Total: 7.300 €/mes.
• Ingresos escenario realista: 90 tickets de día (4,5 € medio) más 30 tickets de tarde (8 € medio) por 26 días = 16.770 €/mes. Coste variable de materia prima al 28 %: 4.700 €. Margen bruto: 12.070 €.
• Resultado mensual: 12.070 - 7.300 = 4.770 € de margen operativo. Anual: unos 57.000 €.
• Payback: 65.000 / 4.770 ≈ 14 meses. Siendo conservadores, con meses flojos, unos 30 meses.
• TIR estimada: alrededor del 22 % anual una vez en velocidad de crucero.

Con estas cifras de ejemplo, el proyecto sería viable. Cambia una sola variable y la historia cambia: si el escenario realista diera un margen mensual de 500 € en lugar de 4.770, el payback se dispararía a más de 100 meses y la TIR caería por debajo del 5 %. En ese caso, la conclusión sería clara: no abrir. Eso es exactamente lo que el estudio te ahorra descubrir con el local ya alquilado.

3 errores que arruinan el estudio

• Ser optimista con los ingresos. El error más caro: meter el escenario que esperas como si fuera el realista. Siempre poner el realista por debajo de lo que crees, y trabajar también el pesimista.
• Olvidar costes "pequeños". Gestoría, software, seguros, mantenimiento, reposición de equipos. Sueltos parecen poco; juntos pueden ser 800 € al mes que no estaban en tu hoja.
• No incluir tu sueldo. Trabajar gratis no es un modelo de negocio. Si después de pagar tu sueldo el proyecto no da beneficio, el negocio no es viable: te has comprado un autoempleo mal pagado.

La ubicación es el 50 % del estudio

Los ingresos del estudio dependen directamente de la ubicación: cuánta gente alcanzas, qué renta tiene y qué competencia te roba clientes. Mira cómo encontrar la mejor ubicación antes de cerrar los números: cambiar de barrio puede multiplicar por dos las ventas previstas con el mismo concepto. Es la palanca más grande.