Machbarkeitsstudie für ein Unternehmen: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Es gibt zwei Wege herauszufinden, dass sich ein Geschäft nicht trägt. Der eine: es aufbauen, das Ladenlokal mieten, die Ausstattung kaufen, eröffnen und sechs Monate lang zusehen, wie jede Woche weniger Leute hereinkommen. Der andere: vorab zwei Nachmittage in die Zahlen investieren und, wenn sie nicht aufgehen, das Vorhaben rechtzeitig abblasen. Der zweite Weg heißt Machbarkeitsstudie, und die Methode ist in jeder Stadt dieselbe.

Was sie ist (und wie sie sich vom Businessplan unterscheidet)

Die Machbarkeitsstudie beantwortet eine einzige Frage: Kann dieses Geschäft genug Geld verdienen, um sich selbst zu tragen?. Sie addiert die erwarteten Einnahmen, zieht die erwarteten Kosten ab und prüft, ob das Ergebnis aufgeht. Sie ist ein Filter, kein Plan.

Der Businessplan kommt danach: Ihn zu schreiben ergibt erst Sinn, wenn Sie wissen, dass das Vorhaben tragfähig ist. Die Reihenfolge zählt. Viele beginnen mit dem Plan (50 Seiten Vision, Strategie und Branding) und entdecken die Zahlen erst am Ende, wenn sie bereits in das Projekt verliebt sind. Die Machbarkeitsstudie kommt zuerst, an einem Nachmittag, mit drei Tabellen.

Die 3 Zahlen, auf die es wirklich ankommt

Vergessen Sie die komplexen Finanzmodelle. Es gibt drei Zahlen, die entscheiden, ob ein Geschäft trägt, und Sie berechnen sie mit einer Tabellenkalkulation:

1. Break-even-Punkt. Wie viele monatliche Umsätze Sie brauchen, um alle Ihre Fixkosten zu decken. Wenn Sie 8.000 € im Monat verkaufen müssen und das Gebiet nur 5.000 hergibt, hilft kein Wunder.
2. Amortisation (Payback). In wie vielen Monaten Sie die Anfangsinvestition zurückgewinnen. Über 36 Monate ist das Risiko hoch. Unter 18 fliegt das Vorhaben.
3. IRR (jährliche Rendite des Vorhabens). Welchen prozentualen Ertrag es Ihnen pro Jahr im laufenden Betrieb bringt. Unter 10 % sind Sie mit einem Indexfonds besser dran. Ab 20 % lohnt sich das Risiko, ein Geschäft aufzubauen.

Wenn alle drei Zahlen aufgehen, ist das Vorhaben finanziell tragfähig. Gehen nur zwei auf, muss nachjustiert werden. Geht nur eine auf, besser aufhören.

Die 6 Schritte, der Reihe nach

1. Definieren Sie das Angebot und den möglichen Standort. Was Sie verkaufen, an wen und wo. Ohne das bedeuten die Zahlen nichts.
2. Berechnen Sie die potenzielle Nachfrage. Wie viele Menschen des Zielprofils im Einzugsgebiet wohnen oder arbeiten. Nutzen Sie die Daten der statistischen Ämter jedes Landes und die kommunalen Melderegister.
3. Erfassen Sie die Kosten. Anfangsinvestition (Ausbau, Mobiliar, Lizenzen, Warenbestand) und monatliche Fixkosten (Miete, Personal, Betriebskosten, Steuerberatung).
4. Schätzen Sie die Einnahmen in drei Szenarien. Pessimistisch, realistisch und optimistisch. Deckt das pessimistische die Fixkosten, lebt das Vorhaben.
5. Berechnen Sie die drei Zahlen. Break-even, Amortisation, IRR.
6. Entscheiden Sie. Weitermachen, das Modell anpassen oder das Vorhaben zu den Akten legen. Alle drei sind gültige Entscheidungen.

Ein anschauliches Beispiel: ein Spezialitätencafé

Stellen Sie sich ein Café von rund 60 m² in einer etablierten zentralen Lage mit überdurchschnittlichem Einkommen vor, in einem Viertel, wie man es in nahezu jeder europäischen Stadt findet. Die folgenden Zahlen sind hypothetisch und dienen nur dazu, die Methode zu veranschaulichen: Die echten Zahlen für Miete, Löhne und Verbrauch müssen Sie für Ihre Stadt und Ihre Branche selbst recherchieren. Nun zum Fall:

• Anfangsinvestition: etwa 65.000 €, aufgeteilt auf leichten Ausbau (15.000), Maschinen und Mobiliar (25.000), Lizenzen und Genehmigungen (5.000), Anfangsbestand (5.000) und ein Polster für die ersten drei Monate (15.000).
• Monatliche Fixkosten: Miete 2.500 €, Personal (ein Filialleiter und eine Aushilfskraft in Teilzeit) 3.800 €, Betriebskosten 600 €, Steuerberatung und Sonstiges 400 €. Gesamt: 7.300 €/Monat.
• Einnahmen, realistisches Szenario: 90 Bons am Tag (4,5 € im Schnitt) plus 30 Bons am Nachmittag (8 € im Schnitt) an 26 Tagen = 16.770 €/Monat. Variable Wareneinsatzkosten bei 28 %: 4.700 €. Bruttomarge: 12.070 €.
• Monatsergebnis: 12.070 - 7.300 = 4.770 € operative Marge. Jährlich: rund 57.000 €.
• Amortisation: 65.000 / 4.770 ≈ 14 Monate. Konservativ gerechnet, mit schwachen Monaten, rund 30 Monate.
• Geschätzte IRR: etwa 22 % pro Jahr im eingeschwungenen Betrieb.

Mit diesen Beispielzahlen wäre das Vorhaben tragfähig. Ändern Sie eine einzige Variable, und die Geschichte ändert sich: Ergäbe das realistische Szenario eine Monatsmarge von 500 € statt 4.770, schösse die Amortisation auf über 100 Monate hoch und die IRR fiele unter 5 %. In diesem Fall wäre die Schlussfolgerung klar: nicht eröffnen. Genau das erspart Ihnen die Studie: es erst zu entdecken, wenn das Lokal bereits gemietet ist.

3 Fehler, die die Studie ruinieren

• Bei den Einnahmen zu optimistisch sein. Der teuerste Fehler: das erhoffte Szenario als das realistische einsetzen. Setzen Sie das realistische immer unter das, was Sie glauben, und arbeiten Sie auch das pessimistische durch.
• Die "kleinen" Kosten vergessen. Steuerberatung, Software, Versicherungen, Wartung, Geräteersatz. Einzeln wirken sie gering; zusammen können es 800 € im Monat sein, die nicht auf Ihrem Blatt standen.
• Das eigene Gehalt nicht einrechnen. Umsonst arbeiten ist kein Geschäftsmodell. Wirft das Vorhaben nach Zahlung Ihres Gehalts keinen Gewinn ab, ist das Geschäft nicht tragfähig: Sie haben sich eine schlecht bezahlte Selbstbeschäftigung gekauft.

Der Standort macht 50 % der Studie aus

Die Einnahmen des Studios hängen direkt vom Standort ab: wie viele Menschen Sie erreichen, welches Einkommen sie haben und welcher Wettbewerb Ihnen Kunden abnimmt. Sehen Sie, wie Sie die beste Lage finden, bevor Sie die Zahlen abschließen: Ein Wechsel des Viertels kann den prognostizierten Umsatz mit demselben Konzept verdoppeln. Das ist der größte Hebel.